Грамотная деловая переписка может помочь в работе, наладить контакты с партнерами и клиентами. Но для этого необходимо понимать, что будет уместно в письме, а что нет.
Основные моменты:
1. Должна быть указана тема письма и стандартное приветствие. Не стоит заставлять человека вспоминать, о чем вы когда-то договаривались. Доброжелательное начало сможет расположить к чтению и сотрудничеству.
2. Лучше использовать короткие и понятные предложения. Прежде всего – ясность.
3. Нужно визуально оформлять письмо – разделять текст на абзацы, добавлять нумерацию.
4. Проверка на ошибки. Если клиент получит письмо с ошибками, тот же час подумает, что так же невнимательно или халатно человек относится и к своей работе.
5. Нужно свести к минимуму восклицательные знаки и фразы, написанные с caps lock. Поскольку это может быть воспринято как повышение интонации или приказ.
6. В тексте должны быть вежливые слова – «пожалуйста, посмотрите …», а так же эмоционально легкие и направленные на работу – «Оперативно решим», «Готов помочь», «Рад сотрудничеству».
7. Смайлики. Эти симпатичные знаки уже превратились в часть культуры общества, но стоит ли писать их в деловом письме?
Если диалог ведется с давно знакомым человеком, то в конце или начале можно добавить веселый, но не броский смайлик. Это вызовет улыбку и оставит приятную эмоцию.
Но если письмо адресовано новому, мало знакомому человеку, то от этих «мордашек» лучше воздержаться. Во-первых, не понятно как на это отреагируют. Во-вторых, такой шаг на встречу сначала должен сделать клиент и это будет признаком сокращения дистанции в общении.
Обсуждение
0 comment